Perusohjeita

VAT-KIRJAUSKÄYTÄNNÖT MIKKELIN KAUPUNGIN TYÖPAJOILLA

Yleensä VAT-kirjauksia tehtäessä on syytä pitää mielessä, että kaikki tekstit tulee olla myös sellaisia, että valmentautujat voivat halutessaan lukea ne. Kirjaaminen ei ole salapoliisityötä, vaan kirjauksia tehdessä voi keskustella valmentautujan kanssa siitä, miten hän haluaisi asiasta kirjattavan – vai kirjataanko ollenkaan. Kirjauksista luovuttaessa on kuitenkin painotettava asiakkaan etua – jos joitain asioita ilmaantuu, eikä kukaan niitä merkitse (asiakkaan yksityisyyteen tai arkaluonteisuuteen vedoten) niin milloin asiat voidaan ottaa yhteisen, tavoitteellisen työskentelyn kohteeksi. Sormien läpi katsominen saattaa auttaa tietyn hetken yli ”asiakaslähtöisesti”, mutta tekee valmentautujalle karhunpalveluksen pitkällä tähtäimellä. Jos työvalmentajalle tulee tunne, ettei hän halua kirjata valmentautujan oikeaa myöhästymissyytä työmaapäiväkirjaan, vaan kirjaa tekaistun syyn, on hyvä pohtia, mitä tarkoitusta se palvelee.

VATTIIN MERKITÄÄN

Kaikki valmentautujat. Tilastoinnin kannalta merkintä tehdään myös kaikista oppilaitosharjoittelijoista ja toppilaisista. VATtiin kirjataan myös kaikki työpajoilla palkkatuella työskentelevät työpajaohjaajat (tai muu vastaava nimike) – myös heidän kanssaan tulee keskustella tulevaisuudesta palkkatukijakson jälkeen! VATtiin ei kirjata kaupungin kesätyöntekijöitä.

VALMENNUSJAKSON PÄÄTTYMINEN

Vaikka VATtiin merkitäänkin jakson päättymispäivä, järjestelmä ei automaattisesti kirjaa asiakasta pois ”Valmennuksen tila - Aktiivinen” tilasta pois. Tämä kirjaus on tehtävä valmennusjakson päättyessä. Kirjausten ajantasaisuus ja oikeellisuus vaikuttaa tilastointiin.

UUSI VALMENNUSJAKSO

Jokaisesta jaksosta, vaikka se olisikin jatkoa edelliseen sopimukseen, tehdään VATtiin oma valmennusjakso. Uusi valmennusjakso pitää aloittaa ”Uusi valmennusjakso” –linkistä, sillä muuten ensimmäinen jakso tuhoutuu.

SIJAISTAMINEN

Jos sijaistat jotain toista työ- tai yksilövalmentajaa (vuosi- ja sairauslomat), laita kaikkien VAT-merkintöjen perään aina omat nimikirjaimet.

TYÖMAAPÄIVÄKIRJA

Mikäli palveluohjaaja kokee, että työvalmentajan olisi hyvä tietää jotain valmentautujasta jonain tiettynä päivänä, voi hän soittamisen sijaan tehdä merkinnän valmentautujan työmaapäiväkirjaan (palveluohjaajilla yksilövalmentajan oikeudet VATissa). Merkinnät tulee kuitenkin tehdä vähintään kahta päivää aikaisemmin, jotta työvalmentaja ehtii nähdä merkinnän. Työvalmentajat täyttävät työmaapäiväkirjaa valmentautujiensa osalta joka päivä, joten viestit menevät perille.

Samalla tavalla myös yksilövalmentaja voi laittaa työvalmentajalle viestiä työmaapäiväkirjaan, mikäli joku tietty asia tulisi ottaa huomioon tiettynä päivänä. Merkintojen tekemisestä kannattaa aina informoida työvalmentajaa esimerkiksi sähköpostilla.

HENKILÖTIEDOT –SIVU

Kohtaan muuta huomioitavaa kirjataan myös pajavaihdot sekä kesätauot/kesälomat.

Kohtaan ”Jakso” merkitään sopimusmuoto eli ”kuty” tai ”työkokeilu”